Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris

Pengertian dan Tugas Sekretaris | Jenis Kerja

Perusahaan pastinya memiliki pemimpin atau juga langsung pemimpin tersebut si pemilik perusahaan, mereka membutuhkan tenaga bantuan baik itu ajudan, sekretaris, bendahara dan posisi lainnya. Namun yang akan kita bahas adalah Sekretaris terlebih dahulu.

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang mana posisi ini bersifat asisten atau sebagai posisi yang berkekuatan mendukung, posisi ini merujuk kepada sebuah pekerja atau orang yang bekerja di kantor yang tugas intinya adalah :

Melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya.

Untuk sedikit penjelasan, berikut gambaran Pekerjaan :

1. Memastikan Undangan/appointment/Request/Usulan Jadwal dari Internal Perusahaan dan Eksternal diseleksi dan disusun sesuai dengan skala prioritas
2. Memastikan Usulan Agenda/ Materi Rapat dari Internal Perusahaan atau Eksternal diseleksi dan disusun sesuai dengan skala prioritas untuk menjadi Draft Rencana Penyelenggaraan Rapat
3. Memastikan Surat/Dokumen Internal/Eksternal direspon dan dikelola sesuai dengan kaidah Administrasi Perkantoran untuk menyelenggarakan layanan Administrasi Divisi/Unit sesuai dengan arahan atasan
4. Memastikan penyusunan business performance report berdasarkan dokumen perusahaan pendukung. Dokumen Performance Policy & Governance, Dokumen Laporan Performance agar tepat waktu dan Up to date
5. Melaksanakan implementasi aktivitas-aktivitas budaya organisasi
6. Membangun relasi dengan unit kerja lain dan key person (eksternal/ internal) untuk mendukung penyelesaian pekerjaan
7. Memastikan kompetensi yang dipersyaratkan bagi pekerjaan ditingkatkan, dengan mempelajari keahlian /pengetahuan yang sesuai untuk menyelesaikan pekerjaan dengan efektif dan menciptakan inovasi kerja

Seiring berkembangnya zaman, di Dunia kerja ada pertambahan dari sekretaris yaitu asisten pribadi (PA atau Personal Assistant). Namun sebenarnya dalam fungsi sama tapi dalam penggunaan pekerjanya berbeda.

• Asisten Pribadi (PA) :
  Memiliki peranan lebih bertanggung jawab untuk satu orang saja, dalam hal ini eksekutif atau bos yang mempekerjakan dirinya.
• Sekretaris :
  Memiliki peranan lebih bertanggung jawab kepada perusahaan secara umum.

Nah bagi yang berminat dan juga tertarik dengan posisi Sekretaris tersebut setidaknya dia memiliki kemampuan dalam berkomunikasi yang baik, serta memiliki kemampuan bekerja yang cepat, karena sekretaris merupakan peranan yang penting dalam sebuah perusahaan.

Share this post